14 astuces pour réussir les rencontres avec votre équipe distribuée

C’est bien connu, les méthodes Agiles privilégient les contacts en face à face et les équipes colocalisées. Toutefois, selon les projets et les clients, ce n’est pas toujours possible. Il arrive que les membres de l’équipe soit à des endroits différents, qu’ils n’aient pas la même culture et qu’ils ne parlent pas la même langue. Même lorsqu’on est au même endroit, on ne se comprend pas toujours. Imaginez quand une distance physique et culturelle nous sépare…

Avec une équipe distribuée, c’est plus complexe d’organiser et d’animer des rencontres. Heureusement que la technologie actuelle nous permet de faciliter les échanges! Quand vous organisez une rencontre pour une équipe colocalisée, il y a des règles de base à appliquer pour qu’elle soit efficace. Dans le contexte d’une équipe distribuée, les mêmes règles s’appliquent, sauf qu’elles demandent plus de rigueur et peuvent être appliquées avec d’autres techniques.

Malgré la distance, on cherche à créer une proximité entre les membres de l’équipe, à faciliter la collaboration et l’implication de chacun, à assurer la compréhension de tous, à obtenir une vision commune, à éviter le sentiment « eux contre nous », etc.

Si vous êtes facilitateurs ou Scrum Masters de rencontres avec des équipes distribuées, vous trouverez ci-dessous 14 astuces pour les réussir.

Planifier la rencontre :

1. Trouvez un moment qui convient à tous (en respectant le décalage horaire).
2. Faites en sorte que les gens puissent se voir correctement (vidéo-conférence, webcam, etc.).
3. Quand vous présentez un document ou un tableau Scrum ou quand vous faites une démo de sprint, assurez-vous que tout le monde l’a sous les yeux tout en continuant de se voir :

• Ayez un ordinateur portable relié à un projecteur pour que toute l’équipe locale puisse voir ce que vous présentez.
• Utilisez la fonction de partage d’écran de Skype ou WebEx, par exemple, pour que les membres à distance puissent voir ce que vous présentez.
• Idéalement, utilisez un système de vidéoconférence indépendant de celui du partage d’écran pour pouvoir voir les réactions des gens pendant la présentation.
• Vous pouvez aussi utiliser Google Docs pour permettre à plusieurs personnes à distance de modifier un document en temps réel.

Au début de la rencontre :

4. Assurez-vous que tous les membres de l’équipe sont visibles et que le niveau de zoom est approprié. Il est important de pouvoir voir le langage non-verbal des membres de l’équipe pour créer de la proximité.
5. Présentez chaque participant, s’ils ne se sont jamais vus.
6. Assurez-vous que les objectifs de la rencontre sont clairs et que tous les acceptent. (Les risques de dérapage sont augmentés avec la distance.)

Pendant la rencontre :

Tout dépend bien sûr du type de rencontre (présentation, brainstorming, planification, rétro…), mais les trucs suivants s’appliquent généralement :

7. Assurez-vous qu’une seule personne parle à la fois.
8. Quand vous voulez l’avis de l’équipe, faites le tour des participants à la rencontre pour que tout le monde puisse prendre la parole. Afin de vous assurer d’inclure les membres à distance, vous pouvez donner la parole aux membres sur place et à distance en alternance.
9. Posez des questions afin d’obtenir les commentaires et la participation de tous (même les plus timides).
10. Dans le doute, reformulez ce que la personne a dit et demandez-lui de confirmer que vous avez bien compris.
11. Notez dans un document vu par tous (c.-à-d. projeté et partagé) les décisions prises ou les changements à apporter, et ce, au fur et à mesure. Ainsi, si une ou plusieurs personnes ont des commentaires, vous les aurez en direct.

À la fin de la rencontre :

12. Rappelez les objectifs de la rencontre et demandez s’ils ont été atteints.
13. Si une décision ou un engagement doit être pris par l’équipe, passez au vote :

• Chacun vote avec la main : pour (pouce levé), contre (pouce vers le bas) ou neutre (main à plat).
• Tout le monde voit le vote des autres.
• Pour ceux qui s’opposent ou qui sont neutres, demandez ce qu’il leur faudrait pour qu’ils soient favorables.

14. S’il s’agit d’une première rencontre, utilisez le ROTI (return on time invested) pour trouver des moyens pour améliorer les prochaines.

Bref, pour faciliter des rencontres d’équipe distribuée, ça demande de l’organisation, une logistique adaptée et des personnes prêtes à travailler ensemble! Et, comme dans toute chose, plus on a l’occasion d’en faire, plus on s’améliore et plus les rencontres sont efficaces!

Et vous, quels sont vos trucs pour réussir vos rencontres avec des membres distribués?

Pour ceux qui veulent en savoir plus sur Scrum dans un contexte d’équipes distribuées, je vous recommande le livre de mon collègue Steffan Surdek : A Practical Guide to Distributed Scrum.