Savez-vous pourquoi vous êtes ici ce matin?

Lorsque je reçois une invitation pour une rencontre, j’ai généralement le réflexe de regarder si je suis disponible. En fait, les outils que j’utilise me l’indiquent très facilement, et j’ai à peine besoin d’y réfléchir avant d’appuyer sur oui ou non. Même, quand les gens veulent m’inviter à une rencontre, je leur dis souvent : « Mon calendrier est à jour! »

Ça vous semble familier?

Est-ce vraiment le réflexe à développer?

Je souhaite apporter quelques nuances et observations à propos de ce réflexe afin d’avoir des rencontres utiles et productives. Je pense qu’on devrait se poser les questions suivantes avant même de vérifier notre disponibilité :

• Quel est l’objectif de cette rencontre?
• Est-ce que cette rencontre est pertinente?
• Est-ce que ma présence est nécessaire?
• Pourquoi suis-je invité?

Avant même de me demander si je suis disponible, je trouve que de connaître l’intention, l’objectif de cette rencontre, est vraiment ce qui compte. Toutefois, ce n’est pas toujours ce que j’observe chez les autres. La majorité des gens que j’interroge, et que j’invite, ne se posent pas ces questions. En fait, ils se disent que quelqu’un d’autre a nécessairement eu cette réflexion pour eux.

Voici quelques réponses que j’obtiens lorsque je demande aux gens s’ils savent pourquoi ils sont avec moi dans une rencontre :

• « Je ne sais pas. »
• « C’est flou. »
• « J’imagine que tu vas me le dire maintenant. »
• « On m’a dit d’être ici. »
• « Mon gestionnaire m’a invité. J’ai donc accepté; c’est tout. »
• « C’est sûrement écrit dans l’invitation. »
• « Non, et c’est toujours comme ça. »
• « Je ne suis pas trop certain. »

Pour les quelques personnes qui ont une vague idée, je prends le temps de leur demander de me dire ce dont ils se souviennent, de me le résumer. J’ai constamment droit à des réactions de gêne et d’oubli. J’obtiens des bribes d’information qui sont peu — voire qui ne sont pas du tout — liées à l’intention de la rencontre. Quelques personnes se permettent même d’enjoliver ce qu’elles disent en ajoutant quelques buzzwords afin de donner une réponse qui semble plus convenable plutôt que d’affirmer ne pas le savoir. Cela m’indique que la personne ne connaît pas vraiment l’intention originale de la rencontre et j’ai aussi le message que la personne n’est pas certaine de pourquoi elle est ici en ce moment.

À cette étape, il serait facile pour moi de répéter l’intention et ainsi de synchroniser les gens présents, mais ce serait trop facile. Selon moi, les gens s’attendent à ce que la personne qui a envoyé l’invitation explique tout le moment venu. Cette réaction est alors basée sur la capacité des gens à être présents sans savoir pourquoi, et je ne ferais que perpétuer cette absence de questionnement sur l’intention. Je trouve intéressant d’être en mesure d’accepter l’inconnu, mais pas au point de se désintéresser de la pertinence de leur présence. Cela revient beaucoup plus à de la déresponsabilisation, voire du désengagement, qu’au fait d’être simplement en mesure d’accueillir l’inconnu tout en étant pleinement présent.

Je demande donc aux gens : « Vous ne posez pas de questions sur pourquoi vous êtes invités à cette rencontre avant d’accepter? » Les réactions que j’obtiens sont semblables aux précédentes : le même sourire gêné, des réponses vagues et souvent l’excuse du gestionnaire qui oblige leur présence. Je trouve cette dernière raison trop facile à utiliser, car lorsque j’ai des discussions avec lesdits gestionnaires, j’entends rarement qu’il s’agissait vraiment d’une obligation.

Je comprends que certaines rencontres peuvent être obligatoires dans certains contextes. Je crois, par ailleurs, qu’il est tout à fait acceptable de chercher à connaître l’intention d’une telle rencontre. En fait, je pense que c’est une discussion qu’il est très normal d’avoir afin de maximiser notre présence à une rencontre. Je suis plus motivé d’être présent à une rencontre obligatoire si je sais pourquoi je dois y être… surtout si elle chamboule mon horaire.

Qu’est-ce qui se passe quand on ne sait pas pourquoi on est là?

Si l’intention de la rencontre n’est pas explicite, les gens vont l’inventer. Lorsqu’il y a des trous dans une histoire, le réflexe de beaucoup de gens est de combler ces manques. Ces trous laissent place à l’interprétation et créent de la confusion. Les gens arrivent à la rencontre avec une idée en tête et se sont probablement préparés en ce sens. On perd donc beaucoup de temps à aligner les gens au départ parce que la véritable intention n’est pas claire.

Il est fort possible que les gens dont on souhaite vraiment la présence décident de ne pas se présenter, même s’ils ont accepté l’invitation! J’ai vu plusieurs rencontres qui ne démarraient pas tant qu’une personne en particulier n’était pas là, hypothéquant grandement le temps disponible. J’observe aussi des rencontres qui avortent même si une majorité de personnes se sont déplacées à l’heure convenue. Souvent, les gens savent qu’une certaine personne doit être là, mais ce n’est pas explicite.

Annoncer l’intention uniquement au début de la rencontre ne donne pas l’information nécessaire pour juger de la pertinence de sa présence. L’invitation est incomplète. Si on ne sait pas pourquoi on assiste à une rencontre, comment peut-elle être efficace et pertinente?

Les bons réflexes à développer

Comme organisateur :

• Définissez votre intention avant d’envoyer l’invitation.
• Annoncez la raison, le but ou les objectifs de la rencontre dans votre invitation. Pourquoi serons-nous là? Qu’est-ce qu’on cherchera à faire? Certaines rencontres sont plus exploratoires, d’autres sont dirigées par un désir de trouver une solution ou d’informer. Rendez les motivations explicites.
• Les gens lisent moins souvent la description d’une invitation. Mieux vaut mettre l’intention dans l’objet du message. C’est également l’objet qui apparaît dans les versions mobiles d’une invitation.
• Posez des questions à quelques futurs participants pour vérifier que tout est clair, que vous invitez les bonnes personnes, que la durée semble adéquate, etc.
• Répétez l’intention aux gens lorsque vous parlez d’une rencontre à venir.
• Répétez l’intention au début de la rencontre.
• Répétez l’intention au cours de la rencontre afin de garder le focus.
• Commencez à l’heure. Respectez le temps des autres.
• Lorsque le but de la rencontre est atteint, mettez fin à celle-ci, et ce, même si c’est avant l’heure de fin planifiée!
• Finissez à l’heure. Si vous manquez de temps, organisez une autre rencontre. Vous respectez ainsi le temps des gens; ceux-ci pouvant avoir d’autres engagements après votre rencontre.
• Efforcez-vous de finir cinq minutes avant la fin. Ça laisse le temps de sortir de la salle et ça permet au prochain groupe de s’installer. Utilisez une minuterie au besoin.
• Trouvez des trucs dans le livre The Culture Game de Daniel Mezick.

Comme participant :

• Cherchez à connaître le but de la rencontre avant de vérifier votre disponibilité.
• Posez des questions. Soyez curieux!
• Ne tenez pas pour acquis que quelqu’un d’autre a pensé à tout avant de vous inviter.
• N’acceptez pas une invitation aveuglément.
• Si l’organisateur semble avoir oublié quelque chose ou si l’intention n’est pas claire, rendez service à tous et informez-le.
• Si vous n’êtes pas disponible, refusez l’invitation et informez l’organisateur. Si votre présence est obligatoire, l’organisateur pourra reporter la rencontre.
• Durant la rencontre, si votre présence ne semble pas pertinente, mieux vaut en informer le groupe et vérifier si on a encore besoin de vous.

Discutez en équipe des règles de fonctionnement de vos rencontres. C’est une excellente discussion pour une rétrospective.

Au final, connaître l’intention aide à enclencher plusieurs mécanismes d’efficacité et de pertinence afin d’avoir une bonne rencontre et de faire juste ce qui est nécessaire. En définissant l’intention avant, la rencontre est alors pilotée par la valeur de cette intention plutôt que par l’espoir d’obtenir la valeur en misant sur le fait qu’inviter les gens est suffisant.

Bonne rencontre!